建立員工心理檔案，把脈員工心理健康
企業(yè)職員心理研究 2020-10-21 09:11
隨著我國(guó)人才和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，企業(yè)對(duì)員 工的要求越來(lái)越高，員工承受的壓力也不斷加大，容易 出現(xiàn)不良的心理狀態(tài)。最近，相繼曝出“富士康員工跳 樓”事件，由此，企業(yè)對(duì)員工心理健康的關(guān)懷再次受到 各方質(zhì)疑。如何有效地促進(jìn)員工的心理健康，實(shí)現(xiàn)員工 的心理和諧，是新時(shí)期擺在企業(yè)管理者面前的重大課 題。其中，創(chuàng)建員工心理檔案已成為當(dāng)前企業(yè)管理的有 益嘗試。
1 員工心理檔案概述
員工心理檔案就是運(yùn)用心理學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué) 等相關(guān)理論和科學(xué)手段對(duì)員工的相關(guān)信息進(jìn)行收集、歸 類(lèi)、整理，并進(jìn)行分析、運(yùn)用的一系列文件資料。心理 檔案涵蓋了員工至少一項(xiàng)心理測(cè)評(píng)的結(jié)果，心理測(cè)評(píng)所 使用的都是具有很高效度和信度的專(zhuān)業(yè)心理量表，可以 在最短的時(shí)間內(nèi)，以最低成本最有效地幫助企業(yè)獲得關(guān) 于員工心理狀況的信息。建立員工心理檔案的目的是評(píng) 估員工心理健康狀況，分析查找心理問(wèn)題的深層次原 因，從而有針對(duì)性地疏導(dǎo)、緩解員工心理壓力，確保員 工身心健康。心理檔案一般不作為個(gè)人終生檔案，僅作 為心理教育的參考依據(jù)。
2 員工心理健康檔案的內(nèi)容
2.1 員工心理檔案的分類(lèi)
2.1.1 按內(nèi)容分類(lèi)，員工心理檔案分為靜態(tài)檔案、動(dòng)態(tài) 檔案和衍生信息三部分。靜態(tài)檔案記錄員工穩(wěn)定的基礎(chǔ) 信息，主要包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭狀況、技術(shù)狀況 等；動(dòng)態(tài)檔案記錄員工延續(xù)性發(fā)展的信息，主要指員工 的個(gè)性特點(diǎn)、心理需求、滿(mǎn)意程度等；衍生信息是根據(jù) 前兩項(xiàng)的分析和研究做出的記錄，包括誘因分析、心理 預(yù)測(cè)和對(duì)策、心理干預(yù)過(guò)程和效果等。
2.1.2 按對(duì)象分類(lèi)，員工心理檔案分為新入職員工心理 檔案和在職員工心理檔案兩類(lèi)。對(duì)新入職員工進(jìn)行心 理測(cè)評(píng)，建立心理檔案主要是為了甄別、挑選企業(yè)需要 的新員工，對(duì)員工在企業(yè)工作期間提供各種有針對(duì)性的 心理幫助和支持等。在職員工心理檔案一般是指對(duì)員工 的心理特征進(jìn)行定期測(cè)評(píng)，跟蹤掌握員工的心理健康狀 況，找到某些影響某一行為的共同因素，從而幫企業(yè)進(jìn) 行組織診斷。
2.1.3 按形式分類(lèi)，員工心理檔案主要有文本式和電腦 軟件式兩類(lèi)。文本式主要是指紙質(zhì)文件和材料，主要有 檔案袋和專(zhuān)項(xiàng)卡片。電腦軟件的形式，可以減少差錯(cuò)， 防止資料丟失，保證資料管理的準(zhǔn)確規(guī)范、安全可靠， 提高工作效率。實(shí)際工作中，可以將兩種檔案形式結(jié)合 運(yùn)用。
2.2 員工心理檔案的主要內(nèi)容
2.2.1 員工基本情況
2.2.1.1 個(gè)人簡(jiǎn)介：包括姓名、性別、民族、籍貫、出 生年月、政治面貌、家庭住址、愛(ài)好特長(zhǎng)、婚姻狀況、 受教育情況等。
2.2.1.2 身體狀況：主要包括血型、一般健康狀況、生 理缺陷、個(gè)人病史等。
2.2.1.3 家庭狀況：主要包括家庭成員與本人的關(guān)系、 工作性質(zhì)及職務(wù)、文化程度、疾病史、家庭的組織結(jié) 構(gòu)、家庭的居住環(huán)境、家庭的經(jīng)濟(jì)狀況、家庭的人際關(guān) 系和氛圍等。
2.2.1.4 工作表現(xiàn)：主要包括員工的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài) 度、行為習(xí)慣、交際水平、獲獎(jiǎng)情況等。
2.2.1.5 對(duì)個(gè)人生活有重大影響的重大社會(huì)事件：如家 庭成員的死亡、婚戀受挫、與同事關(guān)系緊張、生活條件 重大改變、影響生活的重大挫折等。
2.2.2 能力水平 能力是完成某項(xiàng)活動(dòng)所必需的并且直接影響活動(dòng)效 率的個(gè)性心理特征。員工的能力水平可以借助于智力測(cè) 驗(yàn)工具進(jìn)行智力測(cè)驗(yàn)。常用的智力測(cè)驗(yàn)工具是瑞文標(biāo)準(zhǔn) 推理測(cè)驗(yàn)(SPM)， SPM是測(cè)量人的問(wèn)題解決、清晰知覺(jué) 和思維、發(fā)現(xiàn)和利用自己所需信息以及有效地適應(yīng)社會(huì) 生活能力的有效工具，能力測(cè)試可以有效用于智力診斷 和人才的選拔與培養(yǎng)。
2.2.3 氣質(zhì)類(lèi)型 氣質(zhì)是個(gè)人生來(lái)就具有的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征，是 人格的先天基礎(chǔ)。人的氣質(zhì)有明顯差異，氣質(zhì)類(lèi)型可以 運(yùn)用氣質(zhì)類(lèi)型問(wèn)卷進(jìn)行測(cè)試。
2.2.4 個(gè)性特征 個(gè)性是一個(gè)人區(qū)別于他人的在不同環(huán)境中顯現(xiàn)出 來(lái)的相對(duì)穩(wěn)定的影響人的行為模式的心理特征。運(yùn)用個(gè) 性測(cè)驗(yàn)工具，可以在較短時(shí)間內(nèi)幫助掌握員工的性格特 點(diǎn)。目前國(guó)際上公認(rèn)的信度較高、效度較好的個(gè)性測(cè)驗(yàn)工具有：卡特爾16種人格因素測(cè)驗(yàn)(16PF)、艾森克人 格問(wèn)卷(EPQ)、明尼蘇達(dá)個(gè)性測(cè)試分類(lèi)工具（MyersBriggs Type Indicator，MBTI) 、愛(ài)德華個(gè)人偏好測(cè)試 (EPPS)等，個(gè)性測(cè)試廣泛應(yīng)用于人格測(cè)評(píng)、人才選拔、 心理咨詢(xún)和職業(yè)咨詢(xún)等工作領(lǐng)域。
2.2.5 心理健康狀況 心理健康是指人的基本心理活動(dòng)的過(guò)程內(nèi)容完整、 協(xié)調(diào)一致，即認(rèn)識(shí)、情感、意志、行為、人格完整和協(xié) 調(diào)，能適應(yīng)社會(huì)，與社會(huì)保持同步，是現(xiàn)代人的健康 不可分割的重要方面。常用的心理健康測(cè)試工具有精 神癥狀自評(píng)量表(SCL-90)和康奈爾醫(yī)學(xué)指數(shù)（Cornell Medical Index CMI）。
2.2.6 工作滿(mǎn)意度 工作滿(mǎn)意度是指?jìng)€(gè)人在工作的過(guò)程中對(duì)工作本身 及其有關(guān)方面如工作環(huán)境、工作方式、工作壓力、人際 關(guān)系等有良性感受的心理狀態(tài)。工作滿(mǎn)意度的高低是 影響企業(yè)業(yè)績(jī)、員工職業(yè)生涯發(fā)展的重要因素，通過(guò)對(duì) 員工工作滿(mǎn)意度的調(diào)查，可以改善組織中的溝通，有利 于從多種角度改進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)與管理。常用的工作 滿(mǎn)意度測(cè)量工具有：工作滿(mǎn)意度指數(shù)量表（Overall Job Satisfaction）、明尼蘇達(dá)滿(mǎn)意度調(diào)查量表（Minnesota Satisfaction Questionnaire，MSQ）、工作滿(mǎn)足量表 （Job Satisfaction Inventory）等。 在實(shí)際操作中，員工心理檔案不局限于以上內(nèi)容， 還包括心理咨詢(xún)記錄、心理診斷、心理干預(yù)過(guò)程和效果 等，可以根據(jù)需要隨時(shí)補(bǔ)充所需材料，以便更全面地了 解員工的心理狀況。
3 員工心理檔案的作用
3.1 心理檔案架起了企業(yè)與員工溝通的橋梁 心理學(xué)家研究表明，現(xiàn)代社會(huì)由于競(jìng)爭(zhēng)激烈，人 與人之間如果疏于溝通，容易催患孤獨(dú)、憂(yōu)郁、仇恨等 心理疾病。當(dāng)前，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)發(fā)展中各種 新問(wèn)題、新情況、新矛盾層出不窮，企業(yè)員工是企業(yè)發(fā) 展的最基本力量，如果員工在工作和生活上遇到疑難， 心理健康出現(xiàn)狀況而不能及時(shí)化解，必然給企業(yè)的健康 發(fā)展帶來(lái)重重阻力。心理檔案在企業(yè)與職工之間架起了 一座溝通的橋梁，企業(yè)能多渠道、寬領(lǐng)域地掌握職工的 心理境遇，對(duì)員工的所思所想做到心中有數(shù)，可以有針 對(duì)性地進(jìn)行幫扶和引導(dǎo)，最大限度地促進(jìn)員工的心理和 諧，有效地促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展。
3.2 心理檔案提高了人力資源管理和開(kāi)發(fā)的個(gè)性化水 平 當(dāng)前，企業(yè)人力資源管理日益注重“人”的作用 和對(duì)“人”的重視，強(qiáng)調(diào)“以人為本”，而真正實(shí)現(xiàn) “以人為本”必須強(qiáng)調(diào)人的個(gè)性特征，實(shí)現(xiàn)管理的個(gè)性化。因此，個(gè)性識(shí)別在人力資源管理中具有重要意義。 大量心理學(xué)和管理學(xué)的實(shí)證研究表明：不同個(gè)性類(lèi)型的 人適合從事不同類(lèi)型的工作，對(duì)不同的管理方法有不同 的應(yīng)對(duì)方式；不同的員工有不同的工作動(dòng)機(jī)和工作期 望，員工的個(gè)性特征同崗位工作要求相符合的情況下， 往往會(huì)有較好的工作績(jī)效和工作滿(mǎn)意感；激勵(lì)方法如果 符合員工的職業(yè)動(dòng)機(jī)、內(nèi)驅(qū)力和工作愿望，就能達(dá)到較 好的激勵(lì)效果；一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)中，如果同事間的個(gè)性搭 配合理，則該工作團(tuán)隊(duì)往往能表現(xiàn)出較高的工作效率和 創(chuàng)新精神。通過(guò)建立心理檔案，可量化識(shí)別員工的個(gè)性 特點(diǎn)，幫助各級(jí)管理者更快了解員工，優(yōu)化組織人文環(huán) 境，減少個(gè)性差異引起的效率消耗，提高員工的工作滿(mǎn) 意度和幸福感，為實(shí)現(xiàn)組織持續(xù)發(fā)展和員工健康成長(zhǎng)提 供支持。
3.3 員工心理檔案是企業(yè)人文建設(shè)的重要內(nèi)容 企業(yè)文化是一個(gè)組織由其價(jià)值觀、信念、處事方 式等組成的特有的文化形象。對(duì)于一個(gè)尋求穩(wěn)定，持續(xù) 發(fā)展的企業(yè)而言，企業(yè)文化建設(shè)十分重要。企業(yè)文化的 建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)員工 價(jià)值觀、社會(huì)角色、個(gè)性品質(zhì)的了解是前提。通過(guò)心理 測(cè)量建立的員工心理檔案，可以幫助我們了解員工本人 的價(jià)值觀、社會(huì)角色和個(gè)性品質(zhì)；可以幫助企業(yè)對(duì)員工 的價(jià)值觀進(jìn)行有效的引導(dǎo)，使之與企業(yè)的文化理念相吻 合。在這個(gè)前提下，與員工進(jìn)行充分溝通，使員工充分 地參與到企業(yè)文化建設(shè)中，這樣，才能使企業(yè)的文化理 念和企業(yè)的文化制度落到實(shí)處，從而，建立真正屬于企 業(yè)自身的企業(yè)文化。
4 建立員工心理檔案應(yīng)注意的問(wèn)題
4.1 要確保心理檔案建立工作的專(zhuān)業(yè)化水平 建立員工心理檔案是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性 很強(qiáng)的工作。一是心理檔案建立和管理人員要有相應(yīng)的 專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力素養(yǎng)。二是在心理測(cè)量工具的選擇上， 要選擇具有較高代表性的，具有可靠的信度、效度和難 度的標(biāo)準(zhǔn)化測(cè)量工具。三是在施測(cè)的過(guò)程中，要嚴(yán)格遵 循操作程序，始終貫徹標(biāo)準(zhǔn)化的要求，盡量減少不必要 的因素所帶來(lái)的誤差。四是對(duì)心理測(cè)量結(jié)果要予以科學(xué) 的解釋?zhuān)岢龊侠淼男睦砀深A(yù)策略。五是針對(duì)員工和企 業(yè)實(shí)際需要，隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整和更新員工檔案內(nèi)容，對(duì) 心理檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。六是積極引進(jìn)測(cè)試軟件等科學(xué) 的管理手段，處理和建立好員工的心理檔案，更方便、 快捷、有效地提供利用。
4.2 要建立健全心理檔案管理制度 有效創(chuàng)建員工心理檔案需要一套系統(tǒng)、科學(xué)和靈 活的管理制度。一是加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，建立健全心理檔 案管理制度，確保日常工作制度化和規(guī)范化。二是建立健全心理檔案保密機(jī)制，確定心理檔案的保密類(lèi)別和保 密等級(jí)，一方面，對(duì)那些員工不愿意公開(kāi)、不利于員工 心理健康發(fā)展的和違反心理咨詢(xún)工作原則的心理檔案內(nèi) 容，必須嚴(yán)格保密；另一方面，保密也要有選擇、分層 次，如，關(guān)于氣質(zhì)類(lèi)型、性格類(lèi)型等一般性的心理特征 描述，可以讓員工了解自己的情況，有利于員工的自我 教育。三是明確員工心理檔案的管理機(jī)構(gòu)，落實(shí)專(zhuān)業(yè)人 員做好此項(xiàng)工作。
